De evaluatie met het volledige team betrokken bij het organiseren en presenteren van het webinar is een belangrijk onderdeel bij het verbeteren van toekomstige webinars en het proces daaromheen. De evaluatie kan het best worden opgedeeld in 3 onderdelen, waarbij de resultaten verder dienen te worden uitgewerkt in een verbeterplan:
- Bedrijfsspecifieke en generieke doelstellingen
- Feedback van deelnemers via het evaluatieformulier en tijdens de uitzending
- De eigen geleerde lessen op het gebied van organisatie en proces
Bedrijfsspecifieke en generieke doelstellingen
Het evalueren van doelstellingen vormt de basis van de evaluatie, hiermee kan worden bekeken of de verwachtingen zijn behaald. Zij zijn belangrijk voor de organiserende partij en vormen het uitgangspunt voor het bepalen van de Return on Investment (ROI). Dit is een belangrijke indicator voor het succes van het webinar. Daarnaast geven deze resultaten aandachtspunten aan, waar bij een volgend webinar aan gewerkt kan worden.
Bij het evalueren van doelstellingen kan onderscheid worden gemaakt tussen bedrijfsspecifieke- en generieke doelstellingen. Bedrijfsspecifieke doelstellingen gaan over zaken zoals het verbeteren van imago en klanttevredenheid. Generieke doelstellingen gaan onder andere over het opkomstpercentage en de hoeveelheid interactie en kunnen met statistieken worden beantwoord. Voorbeelden van generieke doelstellingen die belangrijk zijn om te evalueren:
- Het aantal inschrijvingen;
- Het opkomstpercentage;
- Het succes van de promotiestrategie, resulterend in inschrijvingen en deelname;
- De mate van interactie tijdens het webinar;
- Het type deelnemers aan het webinar (behoren deze tot de doelgroep?);
- Uitstapmomenten van deelnemers, dit zegt veel over de kwaliteit van de inhoud van het webinar;
Veel van deze gegevens kunnen uit de rapportages van Company Webcast worden gehaald.
Registratie rapportage
Feedback van deelnemers via het evaluatieformulier en tijdens de uitzending
Het tegemoet komen aan de verwachtingen van deelnemers is essentieel bij het webinar en daarom is het belangrijk om te leren van de feedback die zij geven. Ten eerste komen er tijdens de uitzending mogelijk al suggesties, problemen of opmerkingen binnen via bijvoorbeeld de ‘live chat’ of ’stel een vraag’ module. Al deze gegevens worden opgeslagen in de Moderator app en kunnen op elk moment ter inzage worden geopend.
Verder kunnen er in de enquête relevante vragen worden gesteld, die gelinkt zijn aan de doelstellingen van het webinar. De verkregen antwoorden vormen een belangrijk uitgangspunt bij het verbeteren van toekomstige webinars en maakt de enquête tot een waardevol instrument. Ook kan er in de enquête worden gevraagd naar onderwerp suggesties, of bijvoorbeeld de voorkeurs dag- en tijd voor een webinar. Dit zijn 3 goede voorbeeldvragen, omdat zij naast de promotiestrategie, invloed hebben op het opkomstpercentage.
De eigen geleerde lessen op het gebied van organisatie en proces.
De geleerde lessen tijdens het webinar vormen een laatste onderdeel van de reflectie. Hierbij worden veel vragen van algemene aard gesteld. Hieronder een aantal belangrijke voorbeeldvragen die vaak worden gebruikt:
- Was er genoeg voorbereidingstijd?
- Hoe was de samenstelling van het team en dient deze voor een volgende keer te worden aangepast?
- Hoe was de taakverdeling in het team?
- Wat kan er bij een volgend webinar efficiënter of beter, en hoe?
- Was de promotie voldoende effectief?
- Hoe verliep de communicatie en hoe kan deze eventueel worden verbeterd?
- Welke fouten zijn er gemaakt?
- Wat ging er goed en is voor herhaling vatbaar?
- Hoe verliep de samenwerking met de faciliterende partij(en)?
- Voldeed de uitzendlocatie of zijn hier verbeteringen mogelijk?
- Was er voldoende informatie aanwezig om het webinar tot een succes te maken?
- Waren en audiovisuele/technische problemen en zo ja, hoe kunnen deze in het vervolg worden voorkomen?
- Hoe hebben de sprekers het gedaan?
Bekijk tot slot of het draaiboek toereikend genoeg was voor het webinar. Wellicht zijn er enkele punten die achterwege gelaten kunnen worden of moeten worden toegevoegd. Pas dit alvast aan in het draaiboek voor gebruik bij een volgend webinar. Download hier het Webinar draaiboek & checklist.