Niet in de gelegenheid om alle kennispunten volledig door te spitten? Hieronder worden de 10 belangrijkste tips & tricks voor een succesvol webinar kort toegelicht. De volgende onderwerpen komen aan bod:
- Bepaal je doelstellingen en doelgroep
- Bepaal het juiste onderwerp: durf te kiezen!
- Bepaal de dag, tijdstip, duur en opzet van het webinar
- Interactie houdt de deelnemers betrokken en geeft meer resultaat
- Promotie van het webinar
- Show/no-show: de e-mail herinneringen
- Repetitie en de dry-run
- PowerPoint optimaliseren
- Follow-up van leads
- On-demand opname en de ‘rule of 5’
1. Bepaal je doelstellingen en doelgroep
Het afbakenen van de doelgroep is samen met het bepalen van de doelstellingen het fundament van het webinar. Dit heeft onder andere effect op het onderwerp van het webinar, maar ook de tijd en dag van de uitzending, de toegepaste interactie en de kwaliteit van de leads. Doelstellingen kunnen het best SMART worden opgesteld: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgeboden. Maak hierbij onderscheid in generieke en bedrijfsspecifieke doelstellingen.
2. Bepaal het juiste onderwerp: durf te kiezen!
Het onderwerp van het webinar is de doorslaggevende factor voor de doelgroep om aan het webinar deel te nemen. Deze moet interessant, relevant en specifiek zijn om een hoog opkomstpercentage te bewerkstelligen. Het bepalen van een onderwerp kan lastig zijn. Vraag daarom de doelgroep wanneer mogelijk om input, bijvoorbeeld via het inschrijf- of evaluatieformulier of interview ze.
3. Bepaal de dag, tijdstip, duur en opzet van het webinar
Bedenk hoe lang het webinar mag duren, doorgaans is 30-60 minuten een geschikte tijd. Daarnaast moet er worden besloten op welke dag en op welk tijdstip de uitzending gaat plaatsvinden. Hierbij is onderscheid te maken tussen B2B en B2C. Met betrekking tot het onderwerp moet er een keuze worden gemaakt wie het webinar gaat presenteren; iemand van de organisatie en/of een gastspreker en wordt er ook een host bij betrokken?
4. Interactie houdt de deelnemers betrokken en geeft meer resultaat
Interactie tijdens het webinar is essentieel om deelnemers betrokken te houden en meer resultaat uit het webinar te halen. Interactie kan op veel verschillende manieren, waaronder het inzetten van polls, het behandelen van vragen, de enquête aan het eind van het webinar en call2actions. Denk goed na over het inbouwen van interactiemomenten tijdens het ontwerp van de presentatie. Zorg daarbij voor een goede timing van deze elementen.
5. Promotie van het webinar
Het webinar dient op de juiste manier onder de aandacht te worden gebracht. Dit kan het beste worden gedaan met een promotiemix. E-mail uitnodigingen, aangevuld met promotie op de website leveren het beste resultaat op. De vormgeving en timing van deze e-mails behoeven de nodige aandacht. Begin met de algehele promotie 3 weken voor het webinar, waarbij er 3-4 e-mail uitnodigingen worden verstuurd. Bij de e-mail uitnodiging is de onderwerpregel de eye-cather en is een goede formulering ontzettend belangrijk. Verder moeten de voordelen van deelname duidelijk zijn (WIFM) en mag de inschrijfknop niet ontbreken.
6. Show/No-Show: de e-mail herinneringen
De e-mail herinneringen zijn het belangrijkste onderdeel in het converteren van ingeschreven personen naar webinar deelnemers. De inhoudelijke vormgeving dient in elke herinnering vanuit een ander perspectief relevant en aantrekkelijk voor de ingeschreven persoon te worden gemaakt; geef een korte samenvatting van de inhoud of benadruk nogmaals de speciale (gast)spreker. Het toesturen van een outlook agenda uitnodiging is ook een belangrijk onderdeel in het herinneringsproces. Hierdoor wordt de plek in de agenda eerder vrij gehouden, waardoor de opkomst hoger uitvalt. Stuur tot slot een testlink mee om technische problemen bij deelnemers tijdens het webinar te voorkomen.
7. Repetitie en de dry-run
Het oefenen van de presentatie verbetert de kwaliteit van het webinar. Twee goede hulpmiddelen hierbij zijn het script en de dry-run. Vul het script in en vul deze zo volledig mogelijk in. Dit forceert het team om goed na te denken over de invulling van het webinar, van timemanagement tot het toepassen van interactiemomenten en het vloeiend inleiden en afsluiten van het webinar. De daadwerkelijke uitwerking hiervan, kan worden getest tijdens de dry-run(s) en vervolgens eventueel worden aangepast.
8. PowerPoint optimaliseren
Aantrekkelijke PowerPoint slides waarbij een hoog contrast en consistentie wordt aangehouden is erg belangrijk. Het behandelen van een relevant onderwerp uiteengezet in een beperkte hoeveelheid tekst zorgt voor een duidelijke structuur en houdt deelnemers betrokken. Vervolgens is het gebruik van ondersteunende diagrammen, figuren en illustraties ook essentieel in een goede en effectieve presentatie. Zorg tot slot dat er een duidelijke planning wordt gehanteerd.
9. Follow-up van leads
Het opvolgen van leads is vooral belangrijk bij webinars met marketingdoeleinden. Het is hierbij van belang om onderscheid te maken tussen lead nurturing en sales ready leads, om op deze manier effectief alle type leads op te volgen. Marketing en sales dienen dit goed af te stemmen en zich vervolgens te houden aan het 5-stappenplan waarmee kan worden bepaald op welk punt in de salescyclus een lead zich bevindt.
10. On-demand opname en de ‘rule of 5’
De on-demand opname kent vele voordelen. Kennis blijft bewaard, het webinar kan vanaf 5 minuten na de live uitzending op elk moment worden teruggekeken en het is gemakkelijk aan te bieden. Het promoten van de on-demand opname via onder andere e-mail, social media en tijdens gerelateerde webinars is belangrijk en resulteert in gemiddeld zo’n 15 tot 50% extra kijkers.
Andere manieren om meer uit de webinar content te halen, is via de zogenaamde ‘rule of 5’, dit is vooral belangrijk bij content marketing. Hierbij wordt dezelfde content op 5 verschillende manieren hergebruikt, bijvoorbeeld via slideshare of in een blog. Zo blijven mensen in contact met het product of de dienst en kan er meer met de content worden gedaan.
Tip: Er is al veel onderzoek gedaan naar enkele van bovenstaande onderwerpen. Lees hierover meer in “webinar benchmarks: de belangrijkste statistieken op een rij”.