Op het moment dat iemand zich heeft ingeschreven voor het webinar, zijn nog een aantal uren, dagen of weken tot de daadwerkelijke livegang. In die tussentijd kan er veel gebeuren; iemand kan per ongeluk een andere afspraak inplannen of het webinar simpelweg vergeten. Het ontbreken van deze groep mensen in het webinar is zonde en bovendien vaak onnodig. Door het inzetten van een herinneringscampagne kan dit probleem worden voorkomen. Let daarbij op het volgende:
- Hoe vaak en wanneer verstuur je welke herinnering?
- Inhoudelijke boodschap van de verschillende herinneringen
Hoe vaak en wanneer verstuur je een herinnering?
Er zijn een aantal richtlijnen met betrekking tot de herinneringscampagne. Meestal worden de volgende berichten verstuurd:
- Bevestiging van inschrijving;
- Een gebruiksvriendelijke agenda uitnodiging;
- Herinnering 1 week van tevoren (alleen bij inschrijving >6 dagen van tevoren);
- Herinnering 1 dag van tevoren;
- Herinnering 3 tot 1 uur van tevoren;
- Eventueel een sms-bericht 1 uur van tevoren.
Gemiddeld worden er 3 herinneringen verstuurd naast de bevestiging van inschrijving en de agenda uitnodiging. Dit lijkt misschien veel, maar dat is het niet. Hierdoor wordt er namelijk een conversie van wel 40 tot 50% extra behaald met betrekking tot het aantal geregistreerde deelnemers naar aanwezige deelnemers, ten opzichte van het niet versturen van herinneringen!
Inhoudelijke boodschap van de herinnering
Het eerste bericht is gewoonlijk de bevestiging van inschrijving. Daarnaast is het apart toesturen van agenda uitnodiging, waarbij men enkel op “accepteren” hoeft te klikken een must. Wanneer het webinar in de agenda staat, houden deelnemers de datum en tijd eerder bezet in de agenda, waardoor er uiteindelijk meer geregistreerde deelnemers aanwezig zullen zijn bij het webinar. Vermeld in de bevestiging ook dat deelnemers kort voor het live webinar een e-mail herinnering zullen ontvangen met daarin een link naar het webinar.
Bij Company Webcast zijn er standaard templates welke aan alle voorwaarden van een geschikte herinneringscampagne voldoen. Deze e-mails worden: een week voor het webinar, een dag voor het webinar en een paar uur voor het webinar verstuurd. 24 na afloop van het webinar wordt er nog een follow-up mail verstuurd om zo nog meer on-demand kijkers te werven. Hieronder vindt u een een voorbeeld van zo’n e-mail.
Tot slot moet in elk bericht altijd de datum, tijd en de verwachte duur van het webinar worden vermeld. Vergeet ook niet om in ieder geval in de laatste herinnering een link naar het live webinar te plaatsen.