De introductie, het midden en het eind van een webinar

Een duidelijke structuur is belangrijk voor een goed verloop van het webinar. Zo zijn er een aantal standaard elementen die in de introductie, het middenstuk of aan het eind van het webinar dienen te worden vermeld of gedaan. Elk van deze fases wordt hieronder toegelicht.

Introductie van het webinar
Middenstuk webinar
Krachtige afsluiting van het webinar

Introductie uitzending

Begin het webinar op tijd en begin het webinar krachtig. Deelnemers vormen de eerste indruk in 30 seconden. De introductie is het moment om deelnemers eraan te herinneren waar het webinar over gaat, de voordelen van het deelnemen en de spreker(s) kort te introduceren. Houdt er ook rekening mee dat veel mensen te laat binnenkomen, begin dus niet gelijk met iets belangrijks.

Vermeld daarnaast altijd kort hoe het webinar werkt; hoe kunnen vragen worden gesteld en wat kan er worden gedaan indien zich later in de uitzending een technisch probleem voordoet. Omdat er vrijwel altijd deelnemers zijn die voor de eerste keer een webinar bijwonen, is een korte toelichting van de werking van de webinar player en de interactieve functies aan te raden. Onderstaand een tweetal voorbeelden:

<Host>: “Goedemorgen, mijn naam is <naam host>. Hartelijk welkom bij dit webinar <onderwerp X> van <Organisatie X>. We geven dit webinar, omdat <noem voornaamste voordeel voor deelnemer>. Ik ben <functie>/host (van dit webinar) en naast mij staat <functie, naam spreker A>.”

<Spreker A>: “Hallo, ik ben <naam spreker> en ik ben <functie> bij <organisatie X>. Als <functie> doe ik <kern van functie>. Veel vragen gaan over <noem onderwerp> en vandaag gaat het over <deel van het onderwerp>.”

Bovenstaande tekst is een vrij algemene introductie en omvat de belangrijkste elementen. Afhankelijk van de inhoud van het webinar en de doelgroep kunnen er eventueel nog een aantal andere belangrijke aandachtstrekkers worden vermeld, zoals:

Vermeld alvast dat er extra content wordt gedeeld na de uitzending;
Dat er na afloop nog on-demand is terug te zien en vanaf wanneer dit mogelijk is;
Of er een pauze is;
Op welke manier deelnemers de beschikking over slides kunnen krijgen.

Bekijk ook dit webinar “Help, ik moet een webinar organiseren”

Na de introductie volgt een geschikt moment om een eerste poll te lanceren. Op deze manier kunnen deelnemers meteen oefenen en krijgen ze een beeld van hoe interactie tijdens een webinar werkt. Bij een webinar met educatiedoeleinden wordt hier vaak gekozen voor een kennisvraag, het huidige kennisniveau van de deelnemers wordt hiermee gepeild. Bij marketingdoeleinden kan er worden gekozen voor een profielverrijkingsvraag, zoals in onderstaand voorbeeld.

<Spreker A>: “Ik ben erg benieuwd naar uw ervaring met ons product X. Bent u hier al lang mee bezig of misschien bent u net begonnen? Laten we eens kijken naar iedereen z’n ervaring door middel van de volgende poll: hoeveel ervaring heeft u met ons product X?.

U kunt kiezen voor antwoord A <lees antwoord voor>, B <lees antwoord voor> of C <lees antwoord voor>.

Samenvattend is de introductie van het webinar samen te vatten in 7 stappen:

Begin op tijd;
Begroet het publiek;
Trek de aandacht door de voordelen van het bijwonen van het webinar op te noemen;
Introduceer alle sprekers kort (±1 zin);
Vertel op welke manieren interactie mogelijk is en wordt verwacht;
Eventuele andere punten afhankelijk van de inhoud en doelgroep;
Begin met een poll vraag.

Middenstuk webinar

Het middenstuk van het webinar bevat de kern van het verhaal, goed opgesteld in een PowerPoint. Doorgaans wordt dit niet volledig uitgeschreven in het script in tegenstelling tot de introductie en de afsluiting, omdat dit ‘voorlezen’ het natuurlijke verloop van het verhaal niet ten goede komt. Uit ervaring blijkt dat het puntsgewijs uitschrijven van het verhaal beter is.

Polls kunnen voor allerlei doeleinden worden ingezet, zoals profielverrijking en toetsing. Waar zij in het begin van het webinar vooral dienen als ‘opwarmertje’, kunnen zij gedurende de uitzending goed worden ingezet ter ondersteuning van besproken onderwerpen.

Daarnaast is een pauze bij webinars die meer dan 90 minuten duren noodzakelijk. Bij een dergelijk lang webinar hebben mensen vaak behoefte om even de benen te strekken. Daarnaast komt dit de concentratie ook ten goede.

Tip: Download het webinar script voor het voorbereiden van uw webinar.

Krachtige afsluiting van het webinar

Voor het eind geldt in principe hetzelfde als het begin; eindig krachtig en op tijd. Het is een must om aan het eind van het webinar te verwijzen naar de enquête indien deze aanwezig is, omdat dit zorgt voor een aanzienlijk hogere respons op de enquête. Daarnaast is het bedanken van de deelnemers en de spreker(s) normaal gesproken ook een onderdeel van de afsluiting.

Vervolgens is het verwijzen naar de follow-up belangrijk. Laat deelnemers weten wat ze nog kunnen verwachten. Dit kunnen bijvoorbeeld antwoorden zijn op openstaande vragen of extra content.

<Host>: “Bedankt, <spreker A>. Wij zijn aan het eind gekomen van dit webinar. Graag zouden wij willen weten wat u van dit webinar vond en daarom zouden wij u willen vragen om zo meteen een korte evaluatie in te vullen, zodat wij onze webinars in de toekomst kunnen verbeteren. Ook ontvangt u na deze uitzending een e-mail met daarin een link naar deze uitzending, zodat u het op een later moment nog eens kunt terugkijken of kunt delen met iemand voor wie dit interessant is. Bedankt voor uw aandacht en tot ziens.”

Tot slot is een call2action een effectieve manier om een webinar te eindigen. Promoot bijvoorbeeld aankomende webinars en lanceer hierbij een call2action om direct inschrijvingen te realiseren. Ook kunnen call2actions worden gebruikt om inschrijvingen voor de nieuwsbrief te realiseren of om extra content aan te vragen.

De afsluiting van het webinar is samen te vatten in de volgende punten:

Eindig op tijd;
Lanceer call2action;
Kondig de afsluiting aan;
Vraag of deelnemers de enquête willen invullen;
Verwijs naar de follow-up;
Bedanken van deelnemers en spreker(s).