E-mail uitnodiging: inhoud en timing

Uit onderzoek blijkt dat de meest effectieve manier om een webinar te promoten, via een e-mail uitnodiging naar uw eigen database is. GoToWebinar stelt dat >90% van de registraties uit dit soort promotie voortkomt. Het is daarom erg belangrijk dat de inhoud van de e-mail tot in detail wordt uitgedacht. Een e-mail uitnodiging opgezet volgens het AIDA-model zorgt voor een hogere conversie qua opening en inschrijving. Daarnaast is het bedenken van de inhoud voor de uitnodiging de basis voor goede webinar content.

Denk bij het opstellen van een e-mail uitnodiging in ieder geval aan de volgende punten:

• Onderwerpregel
• Inhoud: What’s in it for me?
• Voor wie, door wie en wanneer
• Call2action
• Moment(en) van versturen
• HTML of tekst

Onderwerpregel

Leer de beoogde doelgroep van het webinar kennen; waarom zouden zij het webinar willen bijwonen? Is er een bijzondere expert als spreker, waardevolle informatie of een urgente update? Zet dit in de onderwerpregel van de uitnodiging!

Het formuleren van de onderwerpregel kan het best worden gedaan in de vorm van een vraag of een “how to…”. Vermeld hier of verderop in de tekst ook dat het om een “live” webinar gaat. Zo worden onnodige telefoontjes over waar het webinar zal plaatsvinden vermeden. Woorden als “nu” en “tips” doen het ook altijd goed in de onderwerpregel. De urgentie om het webinar bij te wonen moet voor de lezers in ieder geval evident zijn (Attention). Tot slot is er een beperkt aantal tekens beschikbaar voor de onderwerpregel en geldt: hoe korter, hoe beter. Gebruik bij voorkeur minder dan 50 tekens.

Hieronder volgen een aantal goede en slechte voorbeelden van onderwerpregels:

Goede voorbeelden:

• 10 tips voor een effectief webinar (prikkelt om te openen);
• Live webinar: hoe te beginnen met SEO (vraag waarop lezer antwoord wil);
• 5 best practice beleggingstips van <thought leader>! (bijzondere spreker);
• Wat betekent de nieuwe regelgeving voor u? (vraag waarop lezer antwoord wil).

Slechte voorbeelden:

• Webinar beleggen maand juni (prikkelt niet om te openen);
• Voorproefje van onze nieuwe productlijn (geen voordeel);
• Leer hoe u een effectieve e-mail uitnodiging kunt schrijven voor een hogere Click Through Rate (te lang).

Tip: Zo’n 40% van de e-mails in B2B wordt tegenwoordig op een mobile device geopend. Zorg er daarom voor dat de e-mail uitnodiging hierop goed leesbaar is en houd er rekening mee dat er slechts 30 tekens van de onderwerpregel zichtbaar zijn.

Inhoud: What’s in it for me?

Het bijwonen van het webinar is niet vanzelfsprekend, er wordt een tijdsinvestering van deelnemers gevraagd en zij moeten dan ook duidelijk de voordelen ervan inzien: “what’s in it for me?” (WIFM) (Interest). Voor een goed uitgedachte uitnodiging verplaatst men zich daarom in de deelnemer.

Ten eerste moet het onderwerp worden neergezet als een MUST, niet als een “nice to have”. Breng de WIFM duidelijk over, in het taalgebruik van de doelgroep en maak er geen verkooppraatje van. Enthousiasmeer het publiek door te vertellen wat ze ervan zullen opsteken. Dit moet kort en krachtig zijn: gebruik 3 of 4 bullet points, en schrijf 1 of 2 paragrafen met daarin een korte omschrijving van de voordelen, en niet slechts de feiten (Desire). Hiermee worden verwachtingen gecreëerd met betrekking tot de inhoud en deze zijn belangrijk bij de overweging van de potentiële deelnemer om zich te registeren. Deze verwachtingen moeten vervolgens natuurlijk wel worden waargemaakt in het webinar.

Wanneer er meerdere uitnodigingen worden verstuurd, iets wat zeker aan te raden is, stuur dan niet meerdere keren hetzelfde bericht. Promoot het vanuit verschillende WIFM perspectieven.

Voor wie, door wie en wanneer

Beschrijf de doelgroep van het webinar: voor wie is het bedoeld en wat is het niveau? Lezers moeten zich kunnen identificeren met de doelgroep, waardoor ze zich voelen aangesproken om te registeren.

Ook de sprekers van het webinar moeten worden geïntroduceerd. Dit kan in 1 regel, waarbij enkel de naam en functie worden vermeld. Eventueel kan er een foto en/of bedrijfslogo worden toegevoegd.

Tot slot moeten de datum, tijd en duur van het webinar altijd duidelijk worden vermeld in de uitnodiging.

Call2action

Inschrijven! Dat is de call2action die moet worden overgebracht. Zet een link in de uitnodiging en/of maak een opvallende button. Creëer daarnaast verschillende links in de e-mail uitnodiging naar de inschrijfpagina, zoals een grote call2action button, een link bovenin en onderin de e-mail en afbeeldingen die ‘clickable’ zijn (Action).

Tip: voeg een knop/link toe voor de online agenda. Wanneer het webinar in de agenda staat, wordt hier eerder rekening mee gehouden, waardoor er uiteindelijk meer geregistreerde deelnemers zullen deelnemen aan het webinar. Doe dit echter alleen wanneer deze link niet ook in de e-mail notificatie staat, die deelnemers na inschrijving ontvangen.

Moment(en) van versturen

Een goede e-mail campagne voor een webinar begint bij voorkeur zo’n 3 weken van tevoren. Zo zijn er meerdere contactmomenten mogelijk, wat ervoor zal zorgen dat meer mensen zich zullen registeren. Stuur in deze tijd 3 of 4 verschillende uitnodigingen, uit Amerikaans onderzoek blijkt dat deze hoeveelheid niet als storend wordt ervaren. Mensen die zich hebben ingeschreven, ontvangen vanzelfsprekend geen latere uitnodigingen meer.

Bij aanvang van de promotie langer dan 1 week van tevoren, kan er worden gerekend op veel meer inschrijvingen en een laatste uitnodiging op de dag van het webinar zorgt voor een boost van 23% inschrijvingen!

Bedenk daarbij goed op welke dag de uitnodiging de deur uit wordt gedaan, dit heeft effect op het aantal inschrijvingen. Brighttalk, ON24 en spotONvision geven aan dat dinsdag t/m donderdag de meest effectieve dagen hiervoor zijn. Vrijdag t/m zondag zijn gemiddeld genomen de minst gunstige dagen om de e-mail uitnodiging te versturen.

Het beste tijdstip om de e-mail uitnodiging te versturen is ietwat gecompliceerder te bepalen. Hierbij is het verstandig om in ieder geval onderscheid te maken tussen business-to-business (B2B) en business-to-consumer (B2C). B2B e-mail uitnodigingen kunnen het beste worden verstuurd aan het begin van de dag rond 09.30, na de lunch rond 13.30 of om ± 15.00. De B2C doelgroep is het beste te bereiken tussen 17.00 en 20.00 uur. Het bepalen van het juiste tijdstip is echter altijd lastig, test dit dus uitvoerig en kijk naar de eigen statistieken.

Tot slot geldt dat voor zowel de dag en het tijdstip van versturen, er altijd moet worden gekeken naar de doelgroep. Bedenk zelf ook wanneer zij een e-mail uitnodiging zullen lezen.

HTML of tekst

E-mail uitnodigingen kunnen in HTML- of tekstopmaak worden verstuurd. HTML heeft als voordeel dat er meer met de opmaak van de uitnodiging kan worden gedaan. Zo kan de huisstijl van de organisatie via kleurgebruik en afbeeldingen volledig tot uiting worden gebracht. Daarentegen komen tekst uitnodigingen vaker door spam filters heen. Het gebruik van beide type e-mails is daarom aan te raden.

Tip:Plaats andere informatie in de e-mailuitnodiging dan op de landingspagina. De e-mail uitnodiging is dé plek om in andere woorden wat uitgebreider in te gaan op de inhoud van het webinar.