Organisaties die webinars vanaf een eigen locatie willen uitzenden, kunnen dit professioneel doen door een eigen webinar studio in te richten. Hierbij moet een ruimte zorgvuldig worden uitgekozen en ingericht, alsmede de audiovisuele (AV) apparatuur. De richtlijnen waarmee rekening dient te worden gehouden, worden hieronder per onderdeel besproken:
- Algemene tips voor de webinar studio
- Type en aantal camera’s
- Belichting van de sprekers
- Geluid: de ruimte en de keuze voor een microfoon
- Kosten van een eigen webinar studio
Algemene tips voor de webinar studio
Het inrichten van een webinar studio is een serieuze kwestie. Het inschakelen van een professional hierbij is daarom geen overbodige luxe. Deze kan advies geven met betrekking tot de keuze voor een ruimte, camera’s, licht en geluid. Omdat er een zeer gevarieerd aanbod is op het gebied van AV en hier ook grote prijsverschillen in zitten, kan advies al snel veel geld besparen en fouten voorkomen.
Een webinar studio kan in een vaste ruimte worden opgezet, of in een flexibele opstelling telkens opnieuw worden op- en afgebouwd. Voordeel van een vaste ruimte is dat de opstelling permanent staat. Dit scheelt veel opbouwtijd en is minder foutgevoelig dan een flexibele opstelling. Het voordeel van een flexibele opstelling daarentegen, is dat deze in vrijwel elke ruimte kan worden opgezet. Hierbij wordt vaak gebruik gemaakt van flight cases: alle benodigdheden voor licht, geluid of camerawerk in 1 kist opgeborgen. Flight cases bieden een geordende en gebruiksvriendelijke manier om te werken, ook hanteerbaar voor niet technici.
In zowel de vaste als flexibele opstelling zijn er aantal eisen waaraan de ruimte moet voldoen. Ten eerste de grootte van de ruimte, deze bepaalt voor hoeveel sprekers de ruimte geschikt is:
- 1 spreker: minimaal 3 x 4 meter (b x d);
- Meerdere sprekers: 5 x 5 meter (b x d) (exclusief ± 2 x 3 meter (b x d) voor de regie).
Verder is een goede stroomvoorziening een absolute noodzaak bij het opzetten van de apparatuur. Kies voor een vrije groep waar geen andere apparaten op zijn aangesloten, en zorg dat er voldoende vermogen beschikbaar is (minimaal 16 ampère). Hierbij dient ook bekend te zijn, welk vermogen alle lichten, camera’s en overige onderdelen nodig hebben, om te voorkomen dat de stoppen eruit vliegen.
Tot slot is een internetverbinding met een minimale upload snelheid van 1 Mb/s nodig om de uitzending te kunnen opnemen of uitzenden. Bovendien moet deze ‘schoon’ zijn, wat inhoudt dat er geen andere apparaten gelijktijdig op aangesloten mogen zijn.
Type en aantal camera’s
Het gebruik van een professionele camera is belangrijk om een scherp beeld van goede kwaliteit te realiseren. Instellingen zoals witbalans, iris en de mate van zoom kunnen worden vastgelegd in de camera. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van HD camera’s, wordt er een nog betere en scherpere beeldkwaliteit gerealiseerd. Zeker wanneer er tijdens het webinar schermdeling wordt ingezet of video’s worden ingestart, is de hogere kwaliteit duidelijk zichtbaar. Het uitzenden in HD kwaliteit vraagt wel om andere en aanvullende apparatuur. Het is dan ook verstandig om hier vóór het inrichten van de webinar studio al een beslissing over te nemen.
Voor wat betreft de beeldkwaliteit is naast het type camera, het aantal camera’s van belang. Bij 1 spreker voldoet 1 camera, maar wanneer er meerdere sprekers presenteren tijdens het webinar, kan er beter worden gekozen voor een meer-cameraopstelling. De mogelijkheid om de switchen tussen camera’s in plaats een enkele camera handmatig te bewegen, zorgt voor een professionele beeldkwaliteit. Alle sprekers kunnen zo goed in beeld worden gebracht, alleen of als deel- of totaalshot.
Belichting van de sprekers
LED Studiolamp
Een goede belichting is een basisbeginsel voor een goede beeldkwaliteit. Het gebruik van normale lampen die reeds aanwezig zijn in de ruimte of natuurlijk licht is nooit voldoende om sprekers uit te lichten. In een webinar studio wordt daarom gebruik gemaakt van studiolampen die worden bevestigd aan het plafond of op een statief. Dit zijn vaak relatief kleine LED lampen, ook wel LED armaturen genoemd. Dit soort studiolampen zorgen voor een goede belichting in de relatief kleine webinar studio setting zonder veel warmte te produceren. Richtlijn is, dat er minimaal 3 studiolampen nodig zijn om 1 spreker te belichten. Voor elke extra spreker komen er 2 studiolampen bij. Alleen wanneer sprekers erg dicht bij elkaar zitten of staan, kan er worden afgeweken van deze regel. Tot slot wordt er in het ideale geval altijd een hoek van 45⁰ aangehouden van de lamp tot de persoon, zodat de spreiding van het licht optimaal is. Het afstellen van de belichting blijft echter altijd situatieafhankelijk.
Voor wat betreft het controleren van licht zijn er twee scenario’s. De meest eenvoudige setting is de studio waarin de belichting 100% controleerbaar is. Dit kan wanneer de ruimte is verduisterd, wat resulteert in een constante kwaliteit. Er wordt in deze setting als enig licht gebruik gemaakt van studiolampen, waarmee de situatie optimaal kan worden belicht.
Verder kan er gebruik worden gemaakt van natuurlijk licht van buiten. Probleem hierbij is, dat dit variabel is naar gelang de tijd van de dag en de weersomstandigheden. Zo kan er plots een felle zon naar binnen schijnen waardoor er te veel contrast met de spreker op beeld ontstaat, of kan het plotseling donker worden buiten. Daarom vraagt ook deze situatie om extra studiolampen om een goed resultaat te krijgen. Alhoewel deze setting lastiger is dan de verduisterde studio, kan deze wel als mooi of inspirerend worden ervaren. De regisseur dient hier wel mee om te kunnen gaan en naar gelang de omstandigheden de verlichting aan te passen.
Geluid: de ruimte en de keuze voor een microfoon
Goed geluid heeft te maken met twee factoren: de ruimte en de microfoon. Bij de keuze voor een ruimte dient rekening te worden gehouden met eventuele geluidsoverlast, zoals van apparatuur, collega’s of luchtbehandelingsinstallaties. Daarnaast speelt de akoestiek van de ruimte een rol. Kies in de eerste instantie een ruimte waar het niet galmt. Wanneer dit wel het geval is, kan dit worden verholpen met behulp van bijvoorbeeld doeken of tapijt, maar dit is vrij lastig. Beter is om een adviseur van tevoren te raadplegen bij het kiezen van een ruimte.
Goed geluid is een randvoorwaarde bij een succesvol webinar. Elke microfoon heeft zijn eigen karakteristiek en bij een webinar is het vooral belangrijk, dat deze gemakkelijk en probleemloos werkt. Zo kan iedereen de microfoon in principe aansluiten en gebruiken. De beste oplossing is om elke spreker een (dasspeld)microfoon te geven die zij aan de bovenkleding bevestigen. Dit geeft een goed geluid en er is weinig overlast van bijgeluiden. Vergeet niet om bij draadloze microfoons voorafgaand aan elke uitzending de batterijen te vervangen, zo wordt uitval van het geluid voorkomen.
Kosten van een eigen webinar studio
Een professionele webinar studio wordt altijd op maat gemaakt. Hierbij is het belangrijk om na te gaan wat de wensen zijn. Gaat het bijvoorbeeld om een flexibele of vaste opstelling, zijn er één of meerdere sprekers en wat voor een soort decor gaat er gebruikt worden?
De prijsindicatie voor een basisstudio, geschikt voor 1 spreker is zo’n € 7000,-. Wanneer er voor een meer cameraopstelling wordt gekozen, dient er ook een videoswitcher aanwezig te zijn. Een studio met videoswitcher en 3 camera’s kost rond de € 15.000,-. Wanneer er in deze opstelling ook wordt gekozen voor een ‘green screen’, bedragen de kosten minimaal € 25.000,-.
Lynx organiseert onbeperkt webinars in hun eigen webinar studio