Een zo groot mogelijk aandeel van de doelgroep bereiken is altijd wenselijk bij een webinar, hierin kan de dag en tijd waarop het webinar wordt uitgezonden een groot verschil maken. Denk hier in de planning van het webinar over na en gebruik hierbij:
- Benchmarks tijd en dag uitzending
- Aandachtspunten en adviezen
Benchmarks tijd en dag uitzending
Voor wat betreft het meest geschikte tijdstip zijn er vooral in de Amerika al aardig wat benchmarks verzameld. ON24 concludeert uit ervaring dat 11 uur ’s ochtends de beste tijd is. Brighttalk noemt verschillende tijden, en stelt dat 10.00 uur, 14.00 uur en 16.00 uur goede tijden zijn voor het uitzenden van een webinar. Clickmeeting stelt tot slot dat tussen 12.00 en 15.00 uur veel deelnemers aanwezig kunnen zijn. Kanttekening bij deze gegevens, is dat er in Amerika vaak rekening dient te worden gehouden met tijdzones, waarbij bovengenoemde tijden geschikt zijn voor alle uithoeken van het land.
In Nederland wordt bij het kiezen van een tijdstip vooral onderscheid gemaakt tussen business-to-business (B2B ) en business-to-consumer (B2C) onderwerpen. Uit ervaring van Company Webcast blijkt dat in Nederland het meest geschikte tijdstip voor een B2B webinar tussen 10.00 en 16.00 uur is. Voor de B2C markt is dit echter anders. Deze webinars vinden vaak plaats in de avonduren, om 19.00 of 20.00 uur. Kortom, één ideale tijd voor het webinar bestaat niet. De doelgroep is voornamelijk leidend in het vaststellen van de tijd, waarbij bovenstaande gegevens als richtlijn kunnen worden aangehouden.
Voor wat betreft de beste dag wordt over het algemeen geadviseerd om het webinar op een dinsdag of donderdag te organiseren, woensdag is eveneens een redelijk goede dag. Vrijdag wordt afgeraden en maandag is ook een minder geschikte dag, omdat er op deze dagen vaak ‘last-minute’ werkzaamheden zijn of men niet op kantoor is.
Aandachtspunten en adviezen
Bij een webinar met B2B of interne medewerkers als doelgroep, is het belangrijk om na te gaan of zij vanaf de eigen werkplek kunnen deelnemen. Bedenk hierbij of deze persoon op werk toegang heeft tot een computer, het netwerk van het bedrijf dit toelaat en de computer van deze persoon (o.a. wel/geen geluidskaart) hiervoor geschikt zijn. Wanneer dit problemen oplevert, moet worden uitgeweken naar een andere mogelijkheid en kan er bijvoorbeeld voor worden gekozen om het webinar na werktijd te laten plaatsvinden, zodat deelnemers vanuit huis kijken. Bedenk dat wanneer een onderwerp interessant genoeg is, men bereid is om het webinar bij te wonen.
Een andere reden om een webinar buiten de doorsnee werktijden van de doelgroep te laten plaatsvinden, is wanneer het onderwerp een B2C onderwerp betreft, zoals particulier beleggen. Deze doelgroep is niet beschikbaar tijdens het werk en zal doorgaans ’s avonds tijd vrijmaken om een webinar bij te wonen. Bedenk hierbij goed hoe laat de doelgroep online kan zijn. Zo is een webinar rond etenstijd niet handig, evenals te laat op de avond. Probeer alle mogelijke scenario’s door te nemen en bedenk hierbij zelf wat logisch is.
Kortom, het uitgangspunt bij het kiezen van een geschikte dag en tijd, is de doelgroep. Daarnaast kan de beschikbaarheid van het eigen personeel een overweging zijn bij het bepalen van een tijd en dag, evenals de concurrentie. Wanneer het onderwerp van het webinar zich namelijk in een markt bevindt waarbij er meerdere gelijkwaardige webinars worden georganiseerd die interessant zijn voor de doelgroep, overweeg dan om een ander uitzendmoment te kiezen dan de concurrent. De doelgroep hoeft dan geen keuze te maken.
Tot slot zijn er nog 2 adviezen met betrekking tot het bepalen van de juiste dag en tijdstip. Een handig hulpmiddel hierbij is ten eerste de enquête aan het eind van het webinar: vraag hierin op welke dag en op welk tijdstip deelnemers het liefst een webinar willen bijwonen. Deze vraag is een geweldig hulpmiddel bij het plannen van een volgend webinar en zou in principe een vast onderdeel van de enquête moeten zijn. Een laatste advies is om simpelweg te experimenteren. Probeer ook eens om een webinar op zaterdag of zondagavond te geven en kom erachter wat het beste voor de doelgroep werkt.
Bekijk dit webinar gebaseerd op het meest recente onderzoek van ON24
Tip: Wanneer er frequent webinars worden gegeven, is het verstandig om dit telkens op dezelfde dag en tijdstip te doen. Dit is makkelijk te onthouden voor deelnemers, waardoor de opkomst hoger zal zijn.