Een goede voorbereiding verbetert de kwaliteit van het webinar aanzienlijk. Een script en het doorlopen van een zogenaamde “dry run”, ook wel repetitie, zijn onderdelen die de spreker(s) en host hierin ondersteunen. Deze twee onderwerpen zullen in dit kennispunt worden besproken:
De dry run: oefening baart kunst
Een webinar presenteren is ingewikkeld en heel anders dan presenteren voor een fysiek publiek, waar ook (non-)verbale feedback wordt gegeven. Dit ontbreekt in de online omgeving en er dient tegen een camera te worden gesproken. Dit is voor veel sprekers lastig, maar heeft ook een voordeel: het vastlopen op een lastig te beantwoorden vraag is niet mogelijk, aangezien dit soort vragen ook na het live webinar kunnen worden beantwoordt.
Afhankelijk van de taakverdeling, moet de spreker vaak meerdere activiteiten tegelijkertijd ondernemen, zoals presenteren, het bevorderen van interactie en het in de gaten houden en/of behandelen van de vragen. Daarbij is er minder ruimte voor fouten en deze vallen online ook meer op. Bijvoorbeeld “dead air”, een stilte bij de overgang naar een volgende PowerPoint slide is storend voor zowel de deelnemers als de presentator en dient te worden voorkomen. Experts adviseren dan ook om vooral veel te oefenen om de kwaliteit van het webinar te verbeteren.
Een dry run die zoveel mogelijk op het live webinar lijkt is een uitstekende oefening en handig om mogelijke problemen tijdens het live webinar te voorkomen. Zowel de spreker(s) als de host dienen hierbij aanwezig te zijn. Oefen met de slides, het behandelen van vragen, de interactie met andere spreker(s) en/of de host en het presenteren voor een camera. Uit onderzoek is gebleken dat het (meerdere malen) opnemen van een dry run (dit kan evt. ook met een webcam), zeker voor beginnende sprekers, nuttig is om mee te oefenen, terug te kijken en te evalueren. Zo worden zwakke punten ontdekt die vervolgens kunnen worden verbeterd. Een professionele “webinar training” kan op een meer ondersteunende manier ook uitkomst bieden in de voorbereidingsfase.
Het script: een houvast voor alle betrokkenen
Waar een draaiboek een algemene planning van alle activiteiten rondom het webinar beschrijft, doet een script dit in detail voor het verloop van het webinar van minuut tot minuut. Hierin staat de strekking van wat er gezegd gaat worden, door wie dit wordt gezegd, de interactiemomenten zoals het lanceren van polls en behandelen van vragen, eventuele opmerkingen en tot slot, hoe lang elk van deze onderdelen gaat duren.
Een voorbeeld van een script is in onderstaande tabel te zien.
Voorbeeld script
Het script is een bijzonder goed hulpmiddel in de voorbereiding en presentatie van het webinar. Deze helpt bij de inhoudelijke planning en het bewust nadenken over interactiemomenten. Vooral interactiemomenten zoals het behandelen van vragen dienen uitvoerig te worden beschreven. Mochten er (nog) geen vragen van deelnemers zijn, dan kan met behulp van goed voorbereide ‘nepvragen’ inclusief antwoorden toch interactie op gang worden gebracht. Een dergelijk goed uitgedacht webinar is minder onderhevig aan fouten, interactiever en maakt het presenteren eenvoudiger voor de spreker.
Het script dient van tevoren goed te worden bestudeerd. Tijdens de uitzending zelf is het handig voor de spreker(s) om de PowerPoint slides voor handen te hebben. Geef de webcast producer een kopie van het script als hulpmiddel om tijdens de uitzending te weten wanneer wat aan bod komt. Dit is vooral handig voor de interactieve elementen.
Tip: Maak de voorbereidingsfase eenvoudiger en download het script sjabloon!