PowerPoint is de meest gebruikte tool ter ondersteuning van een webinar. De kwaliteit van de gemaakte PowerPoint presentaties kunnen op veel punten nog flink verbeterd worden, waarbij een aantal kleine aanpassingen een groot verschil kunnen maken. De nodige tips zullen hieronder worden besproken, evenals een aantal richtlijnen onderverdeeld in de volgende onderwerpen:
- Het creëren van de PowerPoint presentatie
- Visualiseren van de inhoud (vertalen van tekst naar beeld)
- PowerPoint in de webinar player
Het creëren van de PowerPoint presentatie
Beredeneer bij het maken van de inhoud van de PowerPoint presentatie ten eerste vanuit de doelstellingen en de doelgroep, om zo de inhoudelijke relevantie en het vakjargon te laten aansluiten. Bij een PowerPoint presentatie voor een online publiek zijn er een aantal andere regels van toepassing dan bij een fysiek publiek, omdat online mensen lastiger betrokken zijn te houden. Gebruik daarom veel slides, gemiddeld minimaal 1 per minuut en behandel per slide slechts 1 onderwerp.
Verder is een uitgangspunt bij het opzetten van een PowerPoint, dat de spreker het verhaal is en de PowerPoint enkel ondersteunt. Het gebruik van teveel tekst op een slide is dan ook een absolute afrader. De aandacht van de deelnemers verschuift naar het lezen van de tekst, waardoor men afgeleid raakt. Beter is om de slides te vullen met 3 tot 4 korte bullet points en/of de inhoud te visualiseren. Zo wordt de kern van het verhaal weergeven en kan deze verder mondeling worden toegelicht. Het geven van voorbeelden die herkenbaar zijn voor het publiek is een geschikte vorm van toelichting, omdat deelnemers zich hierdoor kunnen inleven in de situatie.
Voor wat betreft de structuur, bestaat het webinar en daarmee de PowerPoint presentatie altijd uit een aantal vaste onderdelen, zoals een toelichting over mogelijke interactie en technische problemen. Verder geschiedt het structureren van de onderwerpen het effectiefst door te brainstormen in een piramide structuur. Geef hierbij telkens aan wat de hoofdboodschap is en verdeel dit onder in een aantal punten. Hierdoor wordt de presentatie logisch en begrijpelijk voor kijkers, waardoor er meer wordt onthouden.
Tip: Gebruik de gratis mindmapping tool Xmind voor het overzichtelijk structuren van de PowerPoint presentatie in bijvoorbeeld een piramidestructuur.
Daarnaast is het organiseren en plannen van het creëren van de PowerPoint belangrijk. Wanneer er meerdere personen aan één presentatie werken, dient er één eindverantwoordelijke voor de inhoud en één voor de PowerPoint te worden benoemd. Deze maken de presentatie tot één geheel. Verder dient er een strakke planning te worden aangehouden bij het maken van een PowerPoint presentatie, ongeacht de beschikbare voorbereidingstijd. Houdt er hierbij ook rekening mee, dat de presentatie dient te worden geoefend.
Visualiseren van de inhoud (vertalen van tekst naar beeld)
Uit onderzoek blijkt dat beelden voor 83% bepalen wat er wordt onthouden, geluid slechts 11% en de overige 6% wordt gevormd door andere zintuigen. Mensen zijn dus visueel ingesteld en om de boodschap goed over te brengen is het essentieel om een beeld duidelijk neer te zetten. Een diagram of figuur is hier een goed voorbeeld van en kan gemakkelijk in PowerPoint worden gebruikt en vormgegeven. Hiermee wordt visueel weergeven hoe onderdelen zich verhouden ten opzichte van elkaar.
Voorbeelden diagrammen en figuren PowerPoint
Tip: De standaard diagrammen van PowerPoint kunnen gemakkelijk worden aangepast. Met de pop-up die verschijnt bij het invoegen, kunnen er bijvoorbeeld van 5 bollen in een cirkel 7 worden gemaakt.
Gebruik daarnaast voldoende unieke, relevante en kwalitatief goede illustraties. Illustraties roepen emoties op, waardoor de boodschap beter blijft hangen. Let op dat er niet teveel illustraties op één slide staan en dat deze een minimale resolutie van 72 dpi hebben. De PowerPoint presentatie is namelijk slechts één van de onderdelen in de player en náást de videostream en andere onderdelen, wordt deze geschaald naar de grootte van het computerscherm of de tablet. Het toevoegen van het bedrijfslogo is tot slot irrelevant, aangezien deze ook vaak al in de webinar player is opgenomen.
PowerPoint in de webinar player
Bij het gebruik van een PowerPoint presentatie moet er rekening worden gehouden met de technische mogelijkheden van de webinar player. De player is zo ontwikkeld, dat iedereen ongeacht het type browser, computer of tablet het webinar kan bijwonen. Dit alles heeft gevolgen voor de mogelijkheden van de PowerPoint presentatie in de webinar player.
Zo kan er voor het webinar alleen een (platte) PowerPoint worden geüpload. De webinar player maakt namelijk gebruik van ‘slide upload’ of ‘screen capture’. Bij slide upload worden de slides van tevoren ingeladen in de webinar player, dit zijn statische beelden. Hierdoor is het niet mogelijk om special effects zoals het invliegen van tekst te gebruiken of filmpjes af te spelen in de PowerPoint presentatie. Bij slide capture wordt er iedere seconde een opname van het beeld gemaakt, waardoor hyperlinks bijvoorbeeld wel mogelijk zijn, maar “snelle” onderdelen zoals filmpjes eveneens niet.
Tip: Vraag naar onze randvoorwaarden voor PowerPoint in de webinar player. Aanvullend kan er eventueel worden overlegd met een projectmanager van Company Webcast.