Jaarlijks worden er tienduizenden webinars en webcasts uitgezonden op het Next Generation webinar-platform van Company Webcast. Honderdduizenden eindgebruikers aanschouwen het eindresultaat van een complexe keten. Het hebben van een live publiek brengt extra uitdagingen met zich mee; iedere fout of onderbreking kan een direct effect op de ervaring van de eindgebruiker hebben. Het adequaat oplossen van een probleem is daarom essentieel.
De productieketen van een live video stream bestaat grofweg uit 3 onderdelen:
De meest voorkomende problemen en oplossingen bij deze 3 onderdelen zullen hieronder worden besproken, evenals een algemeen stappenplan om problemen op te lossen. Tot slot worden er tips gegeven hoe te communiceren met kijkers in geval van een calamiteit:
- Algemeen stappenplan bij calamiteiten
- Problemen met de uitzendlocatie oplossen
- Problemen met het webinar platform en de applicatie oplossen
- Problemen bij de eindgebruiker oplossen
- Problemen communiceren
Algemeen stappenplan bij calamiteiten
Een succesvolle (interactieve) live uitzending is het doel van elk webinar of webcast. Problemen kort vóór of tijdens de uitzending zijn echter altijd mogelijk. Deze kunnen effectief worden opgelost door onderstaand stappenplan te volgen.
Stap 1:
Er wordt een probleem geconstateerd.
Stap 2:
Bepaal of het probleem dermate groot is, dat de live uitzending wel/niet kan plaatsvinden, eventueel met (beperkte) gebreken voor alle/een deel van de kijkers.
Stap 3a: Live uitzending wordt tijdelijk uitgesteld totdat het probleem is opgelost
Kan het probleem binnen 15 minuten worden opgelost? Las dan een pauze in en communiceer duidelijk het tijdstip van de geplande herstart van de uitzending naar de kijkers. Op het geplande tijdstip gaat de live uitzending alsnog van start of wanneer niet mogelijk, ga over op stap 3b of 3c.
Stap 3b: Live uitzending kan doorgaan, met beperkte gebreken voor de kijker
Communiceer aan de kijker dat er enkele problemen zijn (voor iedereen of slechts een deel van de kijkers), maar dat de uitzending wel live doorgaat. Achteraf kunnen kijkers de uitzending ook on-demand terug zien (wanneer van toepassing).
Stap 3c: Live uitzending kan niet doorgaan
Communiceer aan de kijker dat er problemen zijn waardoor de live uitzending niet kan plaatsvinden. Indien mogelijk wordt er een on-demand versie opgenomen die achteraf beschikbaar is voor de kijker. Geef aan waar en wanneer de on-demand versie beschikbaar is.
Problemen met de uitzendlocatie oplossen
De uitzendlocatie is op te delen in een aantal losse componenten: de internetverbinding, apparatuur, betrokken personen en de uitzendlocatie. Ieder element kent zijn eigen risico’s en oplossingen:
Problemen met het webinar platform en de applicatie oplossen
Het webinar en webcast platform is een gecompliceerde en veelomvattende applicatie. In samenwerking met de encoder en de verschillende applicaties waarmee de uitzending wordt vormgegeven en beheerd, verzorgt deze een live uitzending. Het is dan ook belangrijk dat onderstaande problemen snel worden opgepakt:
Problemen bij de eindgebruiker oplossen
Het laatste onderdeel in de keten is de eindgebruiker, oftewel de kijker. Uitzendingen worden van over de gehele wereld bekeken, met een diversiteit van typen internetaansluitingen, apparaten, plug-ins en browsers. Ondanks het feit dat de webcast/webinar player hierop is gebouwd, kan het voorkomen dat de mediastream voor een gebruiker door deze individuele instellingen wordt geblokkeerd. Dit is in enkele gevallen niet te voorkomen. De meeste problemen kunnen echter wel worden vermeden en opgelost:
Problemen communiceren
Wanneer er zich onverhoopt toch een calamiteit voordoet, dan is het goed om te weten welke communicatiemogelijkheden er met kijkers en registranten mogelijk zijn. Vooraf kunnen diverse zaken al worden voorbereid, teneinde snel en effectief te kunnen communiceren met kijkers of registranten bij een calamiteit.
We bespreken hieronder de verschillende communicatiemogelijkheden die er zijn, ingedeeld in de fase waarin het webinar zich begeeft: ruim voor de live uitzending, kort voor de live uitzending, tijdens de live uitzending en na de live uitzending.
U kunt het plan hier downloaden. Print het uit en berg het goed op. Zorg dat u het altijd bij de hand hebt wanneer u een webinar organiseert en uitvoert. Dan vormen risico’s en calamiteiten geen problemen meer voor u!