Waarom haken deelnemers af tijdens het webinar en hoe behoud je ze

Een webinar bijwonen is laagdrempelig, maar dat is uitloggen helaas ook. Citrix heeft daarom onderzoek verricht naar de redenen waarom deelnemers een webinar vroegtijdig verlaten. Deze redenen zijn terug te vinden in onderstaand figuur en zullen beurtelings worden besproken, met bijbehorende best practices om deelnemers te behouden. Tot slot zullen er enkele benchmarks worden gegeven met betrekking tot het behoud van deelnemers tijdens het webinar.

1. De inhoud is niet zoals verwacht

Een goede overeenkomst tussen de inhoud van het webinar en de verwachtingen die deelnemers hierover hebben is essentieel, anders haken zij vrijwel altijd af. Deze verwachtingen worden veelal gevormd naar aanleiding van promotie uitingen, het is dus belangrijk om deze zorgvuldig te ontwikkelen. Experts adviseren om de promotiematerialen gelijktijdig met de inhoud van de presentatie te schrijven. Zo is de overeenkomst tussen de verwachtingen en de inhoud van het webinar optimaal.

Een andere manier om verwachtingen en inhoud beter op elkaar af te stemmen, is door te vragen naar verwachtingen in het registratieformulier of op de landingspagina. Vervolgens kan de inhoud wanneer nodig daarop worden aangepast. Tot slot kan er ook naar verwachtingen worden gevraagd in de enquête na afloop van het webinar, zodat toekomstige webinars beter aansluiten op de verwachtingen van deelnemers.

2. De spreker is saai

De presentatievaardigheden van de spreker zijn erg belangrijk. Een saaie spreker is één van de belangrijkste oorzaken waarom er vroegtijdig wordt afgehaakt in het webinar. Presenteren voor de camera met een online publiek is wezenlijk anders dan presenteren voor een fysiek publiek. Daarom dient de presentatie voldoende te worden geoefend met behulp van een script en meerdere dry-runs, bij voorkeur in een setting vergelijkbaar met die van het live webinar. Door deze op te nemen kan hierop worden gereflecteerd, eventueel samen met anderen. Ook kan professionele begeleiding ondersteuning bieden bij een overtuigende online presentatie.

3. De spreker leest de slides voor

Het voorlezen van de tekst op de PowerPoint slides maakt een slechte, onvoorbereide indruk op deelnemers en is een ergernis voor velen. Het verhaal van de spreker biedt in dit geval geen duidelijke meerwaarde ten opzichte van de PowerPoint slides en oogcontact met de camera is onmogelijk. Een goede voorbereiding voorkomt voorlezen. Laat daarnaast wanneer mogelijk een tweede persoon de livemanager bedienen tijdens het webinar. Dit voorkomt dat er handelingen moeten worden ondernomen in deze applicatie, waardoor er ook in dit geval niet meer in de camera kan worden gekeken.

4. De spreker leest het script voor

Het gebruik van een script in de voorbereidingsfase is een handig hulpmiddel om alle aspecten van de presentatie volledig eigen te maken. Oefen hier goed mee, zodat het script tijdens het live webinar niet meer nodig is. Dit resulteert namelijk vaak in voorlezen, zeker wanneer men enigszins gespannen is. Bovendien wordt hierdoor het oogcontact met de camera en dus ook met de deelnemer verloren en resulteert voorlezen vaak in een monotone stem. Kortom, het voorlezen van het script doet afbreuk aan vele aspecten van de presentatie en is daarom af te raden.

5. Het webinar loopt uit

Om te voorkomen dat deelnemers vroegtijdig uitloggen is het belangrijk om op tijd te eindigen. De beste manier om voor een goede timing zorg te dragen, is door de presentatie goed te oefenen en iemand aan te wijzen die tijdens het webinar verantwoordelijk is voor timemanagement. Pas de inhoud bovendien zo aan, dat de minst belangrijke punten achteraan de presentatie worden behandeld. Deze kunnen dan bij tijdgebrek worden overgeslagen.

6. Het webinar begint met informatie over het bedrijf

De eerste 30 seconden van het webinar zijn cruciaal om de aandacht van deelnemers te trekken, een krachtig begin is daarom zeer belangrijk. Benoem waarom deelnemers het webinar niet mogen missen, oftewel: ‘what’s in it for them?’. Begin dus niet met informatie over de organisatie, want er bestaat een grote kans dat deelnemers dan vroegtijdig afhaken. Dit kan beter (in beperkte mate) nabij het eind van het webinar worden behandeld.

Tip: In het script onder downloads en links staat een goed voorbeeld van een webinar introductie uitgeschreven.

7. De slides staan vol met teveel tekst

Als spreker is het altijd goed om te letten op de inhoud van de PowerPoint presentatie en hier mogelijk invloed op uit te oefenen. Zo is het gebruik van teveel tekst op PowerPoint slides af te raden, zeker online. Grote hoeveelheden tekst leiden de aandacht af van het verhaal van de spreker. Tekst dient enkel ondersteunend aan de presentatie te zijn. Minder tekst op PowerPoint slides is eenvoudig te realiseren door het aanhouden van de volgende richtlijnen:

• Probeer tekst zoveel mogelijk te visualiseren;
• Deel de tekst op in 3 tot 4 bullet points per slide;
• Behandel 1 onderwerp per slide;
• Houdt gemiddeld 1 slide per minuut aan;
• Overweeg om grote lappen ‘benodigde’ tekst zoals een nieuwe wet, voorafgaand of na het webinar te delen. Zo is de aandacht tijdens de presentatie volledig op de uitleg hiervan gericht

8. Je kan de on-demand opname later bekijken

Het beschikbaar stellen van een on-demand opname is altijd aan te raden, maak dit alleen vooraf nog niet bekend. Doe dit pas aan het eind van het webinar, om de urgentie van het live bijwonen van het webinar niet te doen afnemen. Dit kan resulteren in deelnemers die mogelijk vroegtijdig de uitzending verlaten, met het risico dat zij de opname wellicht ook niet meer bekijken.

9. De spreker spreekt te langzaam

Veel deelnemers kunnen niet geboeid blijven luisteren naar een langzame spreker, een goed tempo is daarom belangrijk. Dit is een kwestie van oefenen, opnemen en terugluisteren. Collega’s kunnen eventueel feedback geven of een professional kan ondersteuning bieden bij het perfectioneren van de presentatievaardigheden.

10. De spreker gebruikt interactiviteit zonder doel

Wanneer interactieve elementen in het webinar geen doel hebben, bestaat er een reëel risico dat deelnemers uitloggen. Het inzetten van interactie met een doel is daarom van belang, zowel voor de deelnemer als de organisatie omdat er door deze informatie van elkaar wordt geleerd. Een goed voorbeeld hiervan is de profielverrijkingspoll of de call2action. Denk al bij de ontwikkeling van de inhoud na over interactiemomenten, zodat deze een logisch geheel vormen met de inhoud.

 11. De introductie/uitleg van de functionaliteiten duurt te lang

Verder is het belangrijk om in de introductie een korte uitleg over de belangrijkste functionaliteiten van het webinar te geven, zodat iedereen hier bekend mee is. Uit onderzoek blijkt dat hier niet langer dan 1 minuut aan dient te worden besteed. Een goed voorbeeld van een dergelijke introductie is terug te vinden in ons webinar script onder downloads en links.

12. Het webinar start meer dan 3 minuten te laat

Op het aangegeven tijdstip live gaan met het webinar is een belangrijk aandachtspunt. Begin uiterlijk 3 minuten later, wanneer op tijd beginnen niet mogelijk is. Indien dit onverhoopt nog later wordt, is het is essentieel om deelnemers hiervan op de hoogte te stellen (zie risico’s en calamiteitenplan). Zo weten zij waar zij aan toe zijn en kan er worden besloten om te blijven wachten of alsnog weg te gaan.

13. Er is geen interactie met de spreker mogelijk

De kans dat deelnemers het webinar verlaten wanneer er geen interactie is, is beneden gemiddeld. Dit komt waarschijnlijk doordat een online publiek, net zoals een fysiek publiek direct contact met de spreker als ‘spannend’ ervaart. Onderzoek wijst echter uit, dat deelnemers zich door interactie persoonlijk betrokken voelen en meer van het webinar zullen onthouden doordat zij actief deelnemen. Het zorgt dus voor het behoud van deelnemers. Er zijn talloze mogelijkheden om interactie te bewerkstelligen. Biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid tot het stellen van vragen, lanceer polls, call2actions en zet een enquête in.