Webinar promotie: hoe en wanneer

Het lastigste, maar ook meest belangrijke onderdeel van het organiseren van een webinar is het werven van relevante deelnemers. Hierbij is een goede promotiestrategie noodzakelijk. De vraag is hoe deze strategie succesvol wordt uitgezet en welke resultaten daarvan kunnen worden verwacht.

Tip: Geregistreerde deelnemers converteren naar deelnemers die daadwerkelijk aanwezig zijn tijdens het webinar is een kunst op zich. Lees hier hoe dit in zijn werk gaat.

De keuze voor een promotiestrategie

De eerste stap bij de keuze voor een promotiestrategie, is doelgroeponderzoek. Probeer te achterhalen wie tot de doelgroep behoort en op welke kanalen zij zich bevinden, doorgaans zijn dit er meerdere. Het is dan ook aan te raden om altijd een promotiemix in te zetten, om een zo groot mogelijk aandeel van de beoogde doelgroep te bereiken.

ON24 heeft Europees onderzoek gedaan naar de meest effectieve promotiekanalen voor het werven van deelnemers aan een webinar. De resultaten zijn in onderstaande afbeelding te zien.

In bovenstaande grafiek is de optimale mix van promotiekanalen te zien, die zorgt voor het grootste bereik onder de doelgroep. Deze brede mix van promotiekanalen is opgesplitst in 2 delen. De top 4 waaruit de strategie voor 80% zou moeten bestaan, bestaat uit promotie via e-mail, de website en tussenpersonen. De overige 20% van de aandacht moet gaan naar promotie via partners, banners, search engine marketing (SEM) en social media. Het is opmerkelijk dat social media op de laatste plaats staat in de top 8 van meest effectieve promotiekanalen. De belangrijkste reden hiervoor, is dat veel organisaties nog niet genoeg ervaring hebben met promotie op social media en niet bekend zijn met de best practices hiervan. De verwachting is wel dat de invloed van dit kanaal in de loop der tijd sterk zal toenemen.

In onderstaande tabel worden de verschillende promotiekanalen op volgorde van succes gekoppeld aan het bijbehorende bereik van de doelgroep(en).

Ook de promotieplanning is erg belangrijk. Uit onderzoek blijkt dat het tijdig aanvangen van promotie aanzienlijk meer deelnemers oplevert. Zo is er meer tijd om verschillende e-mail uitnodigingen verspreid te versturen. ON24 adviseert om minimaal 3 weken van tevoren te beginnen, Webattract hanteert 2.5 tot 3 weken.

Bovenstaande tijdlijn laat zien op welke momenten deelnemers zich registreren. Opmerkelijk is dat de meeste inschrijvingen in de week van het webinar plaatsvinden, waarvan 29% zich op de dag zelf. Toch registreert nog 17% zich langer dan 3 weken van tevoren. Kortom, kies een strategie waarbij het webinar vanaf zo’n 3 weken van tevoren wordt gepromoot, met kort voor de uitzending een extra inspanning in de vorm van bijvoorbeeld een laatste e-mail uitnodiging.

Uitzondering op de regel zijn webinars die met vaste regelmaat worden gegeven, bijvoorbeeld elke eerste maandag van de maand. Hierbij voldoet het om 5-7 dagen van tevoren te beginnen met promotie.

Voor 50% tot 150% extra kijkers dient tot slot het on-demand webinar na afloop te worden gepromoot. Dit is het laatste onderdeel van de promotiestrategie. Promotie kan onder andere met e-mails, op de website en social media, voor zolang dit relevant is voor de organisatie en de doelgroep.

Tip: Met promotiemiddelen wordt nog steeds volop geëxperimenteerd. Als eens gedacht aan:

• Het vermelden van het aankomende webinar in de e-mail handtekening;
• Het inzetten van ‘ouderwetse’ print media, zoals een advertentie in een relevant vakblad of krant;
• Het benoemen van een aankomend webinar tijdens een live webinar (met de mogelijkheid voor deelnemers om zich direct aan te melden voor het aankomende webinar).
• Maak een korte wervende online videoclip over het webinar, met daarin een aanmeldlink.

Wilt u meer informatie over optimale webinar promotie? Bekijk dan dit webinar.