Aandacht krijgen, aandacht vasthouden en interactie zoeken met je publiek. Het succes van een webinar is van meerdere factoren afhankelijk. Één van de belangrijkste factoren is de inhoud en uitvoering van de presentatie. Een goede presentatie gedurende een webinar vereist veel voorbereiding en goede content. In dit artikel geven we tien tips hoe je ervoor kunt zorgen dat je presentatie tijdens het webinar een succes wordt.
1. Begin met het einde voor ogen
Voordat je PowerPoint zelfs alleen maar opent moet je eerst rustig nadenken over de dag van de presentatie. Wat is het echte doel van jouw presentatie? Waarom ben jij gevraagd te gaan praten? Wat verwacht het publiek van je? Wat zijn naar jouw mening de meest belangrijke onderwerpen voor het publiek? Zelden is alleen de overdracht van informatie een bevredigend doel in de ogen van het publiek. Als informatieoverdracht het enige doel van de bijeenkomst was, had het publiek namelijk net zo goed een boek kunnen lezen. Zorg er daarom voor dat je het doel en de verwachtingen van de presentatie goed voor ogen hebt voordat je begint met de inhoud van je presentatie.
2. Ken je publiek zo goed als mogelijk
Voordat je begint met het formuleren van de inhoud van je presentatie, is het belangrijk dat je jezelf veel basisvragen stelt om de best mogelijk presentator te worden voor het aanwezige publiek. Dit doe je door de basis “W-vragen” te beantwoorden.
- Wie is het publiek? Wat is hun achtergrond? Hoeveel achtergrond informatie heeft het publiek over het onderwerp dat jij gaat bespreken in je presentatie?
- Wat is het doel van het evenement? Is het om te inspireren? Zijn ze op zoek naar concrete praktische informatie? Willen ze meer concepten en theorie in plaats van adviezen?
- Waarom ben jij gevraagd om te praten? Wat zijn hun verwachtingen van jou?
- Wanneer is het? Heb je genoeg tijd om je voor te bereiden? Hoe laat is de presentatie? Als er ook andere sprekers zijn, wat is dan de volgorde (biedt altijd aan om als eerste of laatste te gaan)? Welke dag van de week is de presentatie?
Al deze vragen zijn van belang bij een goede voorbereiding van je presentatie.
3. Content, content, content
Het maakt niet uit hoe goed jij presenteert of hoe professioneel jouw ondersteunende PowerPoint is, als jij geen goede content hebt zal de presentatie niet slagen. Het is ook niet zo dat alleen goede content voldoende is voor een goede presentatie. Het voorbereiden van je presentatie begint met verzamelen van goede, relevante informatie. Van deze informatie maak je vervolgens een lopend en duidelijk verhaal dat je gebruikt om een connectie met je publiek te maken.
Pas op! Hoewel goede content bij een presentatie heel belangrijk is, moet je voorkomen dat je je publiek overlaadt met informatie, oftewel voorkom een zogenoemde “data dump”. Er is sprake van een data dump wanneer een spreker teveel informatie in een presentatie stopt zonder deze toe te lichten of aan te passen aan de situatie van de luisteraars. Een data dump kan ook plaatsvinden wanneer de informatie niet aansluit op de eerder gegeven informatie in de presentatie. Dit kan overkomen alsof de presentator zich uitslooft, terwijl hij waarschijnlijk alleen maar wil dat zijn publiek zijn boodschap begrijpt.
Trap niet in de valkuil, dat om je om je publiek het verhaal te laten begrijpen, je hun alles moet vertellen. Onze tip is dan ook, houd het simpel!
4. Houd het simpel
Simpel betekent niet dom. Het simpel houden van een presentatie kan moeilijk zijn voor de presentator, maar het wordt gewaardeerd door het publiek. Eenvoud vereist meer voorbereiding en planning van de presentator omdat je goed moet nadenken welke informatie relevant is en welke informatie je beter weg kunt laten. Wat is de essentie van je boodschap? Dat is belangrijkste vraag die je jezelf moet stellen tijdens de voorbereiding van je presentatie.
Tip: Stel je voor dat je publiek maar drie dingen kan onthouden van je presentatie. Welke drie punten zijn volgens jou dan het belangrijkste? Dit is de essentie van jouw presentatie.
5. Uitwerken van jouw content
De beste presentatoren werken eerst hun ideeën en hoofddoelen uit voordat ze met PowerPoint aan de slag gaan. Dit kan op veel verschillende manieren gebeuren. De één doet het gewoon met pen en papier, de ander gebruikt een whiteboard. Een whiteboard heeft een aantal voordelen. Zo biedt het veel ruimte voor creativiteit en geeft een duidelijk overzicht van je aantekeningen. Je kunt letterlijk een stap achteruit doen om de inhoud van je presentatie te overzien om vervolgens de volgorde van je presentatie te bepalen.
Een andere slimme truc is tijdens het samenstellen van je verhaal en structuur, in het kort bij de kernpunten ideeën zetten voor de visuele weergave van de presentatie. Enkele voorbeelden hiervan zijn plaatjes, grafieken of tabellen.
Zoals Cliff Atkinson zei in zijn boek “Beyond Bullet Points”, beginnen aan een presentatie in PowerPoint voordat je jouw kernpunten en volgorde hebt uitgewerkt, is als een filmregisseur die acteurs inhuurt en aan een film begint voordat hij een script heeft.
6. Zorg voor een goede, duidelijke structuur
De structuur van een presentatie is erg belangrijk. Zonder goede structuur heb je niets aan een duidelijk verhaal, mooie stijl en goed uitwerkte visuele onderdelen. Als je in de eerste stap de tijd hebt genomen om jouw ideeën uit te werken en deze in een goede volgorde te plaatsen, dan heb je vaak al een goed lopend verhaal. Als jouw ideeën daarentegen in het begin niet duidelijk omschreven zijn, wordt het later onmogelijk om een goede structuur in je presentatie aan te brengen. Het publiek moet begrijpen waar je verhaal naar toegaat. Het is niet genoeg om alleen in het begin van je presentatie een inhoudsopgave van je verhaal weer te geven. Als jouw presentatie geen logische structuur heeft, heeft de dia met de inhoudsopgave namelijk geen functie. Het kan zelfs zo zijn dat het publiek alleen maar meer geïrriteerd raakt door deze valse beloften van structuur in de presentatie.
7. So What?
Wanneer je bezig bent met de content van presentatie, plaats jezelf dan in de schoenen van het publiek. Om de content van je presentatie te verbeteren moet je jezelf moeilijke vragen stellen tijdens het planningsproces. Bijvoorbeeld: Is jouw standpunt relevant? Het kan een leuk feitje zijn, maar ondersteunt het jouw verhaal op een belangrijke manier?
Je hebt vast zelf wel eens in het publiek gezeten bij een presentatie waarbij je je afvroeg of het punt van de presentator echt relevant was voor zijn verhaal. Je vroeg jezelf toen waarschijnlijk af wat de reden was van die onnodig informatie (“so what?!”).
Het kan als luisteraar erg vervelend zijn als de spreker irrelevante informatie verteld. Stel jezelf daarom altijd deze korte, belangrijke vraag: “So what?”. Als je hier geen goed antwoord op kunt geven is de informatie niet relevant en kun je het beter uit je presentatie laten.
8. Lukt het je een “elevator pitch” te geven?
Check of je boodschap duidelijk is aan de hand van een elevator pitch. Een elevator pitch is het samenvatten van de boodschap van je presentatie in 30 tot 45 seconden.
Stel je voor, je moet een belangrijke presentatie geven over een nieuw product aan de directie van jouw bedrijf. Je werkt bij één van de grootste toonaangevende technologische bedrijven ter wereld. Dit is voor jou een enorme kans als je er in slaagt de directie te overtuigen van jouw idee. Eenmaal aangekomen bij het kantoor van de directeur blijkt dat hij ineens geen tijd meer heeft voor je presentatie en dat hij zo een belangrijke afspraak heeft. Hij geeft aan dat je de presentatie van het nieuwe product maar in de lift moet geven onderweg naar beneden. Je hebt 30 seconden de tijd om het bestuur van je bedrijf te overtuigen van het nieuwe product. Zou het je lukken om de kern van je verhaal in die 30 seconden over te brengen?
Dit scenario zal niet zo snel voorkomen, maar het is mogelijk. Wat echter wel vaak gebeurt is dat je op het laatste moment je verhaal moet inkorten van bijvoorbeeld een half uur naar een kwartier. Natuurlijk, het kan zo maar zijn dat dit je nooit overkomt. Echter zorgt het oefenen voor in zulke situaties ervoor dat je snel tot de kern van de boodschap komt. Dit maakt de inhoud van je presentatie strakker en duidelijker.
9. De kunst van story telling
Goede presentaties bevatten ervaringen. De beste presentatoren gebruiken deze, vaak eigen ervaringen, om hun kernpunten uit te leggen. Het vertellen van ervaringen die het kernpunt onderstrepen is de makkelijkste manier om moeilijke ideeën uit te leggen. Verhalen over ervaringen zijn ook gemakkelijker te onthouden voor het publiek. Als je wilt dat je publiek jouw content herinnert is het van belang dat je het relevant en gedenkwaardig voor hun maakt. Om het succes van je presentatie te vergroten zou je dus moeten proberen je kernpunten van je presentatie te ondersteunen met voorbeelden of ervaringen.
Tip: Het kan nuttig zijn om je hele 30 minuten durende presentatie te zien als een kans om “een verhaal te vertellen.” Goede verhalen hebben een duidelijk en interessant begin, provocerende en boeiende content in het midden en een duidelijke, logische conclusie. Wanneer jij op een goede manier gebruik maakt van story telling kan zelfs een presentatie met beperkte middelen erg effectief zijn. Als de presentator gebruik maakt van relevante verhalen die op een consistente en duidelijke manier worden verteld, is de kwaliteit van de PowerPoint van minder belang. Natuurlijk moet dit verhaal de kernpunten van de presentatie wel ondersteunen.
10. Zelfvertrouwen, hoe krijg je het?
Hoe beter je je eigen verhaal kent, hoe minder zenuwachtig je zult zijn. Als je de tijd hebt genomen om een goede presentatie te maken met relevante content, is er veel minder waar je je druk over hoeft te maken. Zeker wanneer je je presentatie meerdere keren hebt gerepeteerd met een computer en projector, zullen je zenuwen vanzelf verdwijnen.
We vrezen voor wat we niet weten. Als jij de inhoud en opbouw van je presentatie kent, je hebt nagedacht over mogelijke vragen en je hebt presentatie meerdere keren gerepeteerd, dan heb je veel (maar niet alles) van de onbekende factoren gereduceerd. Wanneer je veel van onbekende factoren in een presentatie wegneemt, verminderd je angst en komt het zelfvertrouwen vanzelf.
11. Afsluiting
Na deze tips is het tijd om zelf aan de slag te gaan. Bedenk goed dat de voorbereiding van een presentatie van cruciaal belang is. Zorg ervoor dat je een relevant en duidelijk verhaal hebt. Probeer daarnaast het publiek te blijven interesseren. Als je achter je eigen verhaal staat en dit ook goed overbrengt, kan er bijna niets mis gaan.
Succes!